Los activos fijos son el patrimonio de una empresa. Por lo que debes controlarlos de manera eficiente para mejorar la logística, el proceso productivo y las ganancias de tu negocio.
Comúnmente, este tipo de gestión se vuelve un reto para las compañías, sobre todo para aquellas que han crecido mucho y disponen de muchos bienes.
Pero si utilizas un software de activos fijos, todo será más fácil porque tendrás toda la información que necesitas en un solo lugar y podrás generar rápidamente los reportes e información que te solicite la autoridad.
¿Qué es el Control de Activos Fijos?
El control de activos fijos es el proceso mediante el cual se supervisan todos los bienes físicos y derechos con los que cuenta una empresa como documentos y facturas de: máquinas, mobiliario, equipos de transporte y acciones.
Para realizar esta gestión comúnmente se utilizan códigos y aplicaciones móviles que facilitan el rastreo de los activos fijos y lo hace más eficiente.
¿Por qué es importante el Control de Activos Fijos en una Empresa?
El control de activos fijos es muy importante para una empresa porque:
- Sirve para comprobar la legal tenencia de los activos fijos en la empresa y el legal destino de las importaciones temporales.
- Evita incumplimientos regulatorios relacionados con la gestión de los activos fijos de tu negocio.
- Facilita que el inventario de la compañía siempre esté actualizado y cada bien se pueda localizar con rapidez y precisión.
- Favorece la identificación temprana de activos sin datos, evidencia documental desactualizada conforme a requerimientos legales y faltantes, lo que permite disminuir los riesgos en materia de IVA e ISR.
- Ayuda a implementar prácticas preventivas automatizadas de cumplimiento legal en comercio exterior.
- Permite crear reportes claros con el estatus de cada uno de los activos de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
Información clave en la Documentación de Importación para el adecuado Control de los Activos Fijos
Para controlar eficientemente los activos fijos de tu empresa necesitas tener lista toda la documentación que exige la Ley Aduanera en su artículo 146, en la cual están descritos los informes que justifican la legal estancia de las importaciones temporales de una compañía. Estos son:
- Nota de venta emitida por instituciones facultadas o por la autoridad fiscal federal que constate la entrega de las materias primas o productos.
- Documentos de aduana, físicos o electrónicos, que confirmen la legal importación de bienes según lo dispuesto por el SAT.
- Comprobante fiscal digital que satisfaga todos los requisitos establecidos en el Código Fiscal de la Federación.
- Certificado de origen, el cual debe incluir cupos, preferencias y cuotas, por mencionar algunos ejemplos.
- Factura comercial.
- Manifestación de valor.
- Documentos sobre la transmisión de información relativa al valor y comercialización de mercancías (COVE’s) que dan cumplimiento a lo establecido por despacho aduanero.
- Impresión simplificada del pedimento.
- En caso de transportar mercancías extranjeras fuera de la zona fronteriza, tu empresa puede validar su legalidad mediante los documentos y una Carta Porte que dé cumplimiento a los requerimientos del SAT.
- Conocimiento de embarque o guía aérea.
- Notas de entrega o documentos que constaten las entradas o salidas físicas de las mercancías del almacén. Esto solo aplica en operaciones virtuales.
- Carta de traducción a la factura, si lo requiere.
- Carta de encomienda.
- Informes que comprueben el cumplimiento de las Regulaciones y Restricciones No Arancelarias. Aquí se deben contemplar las Normas Oficiales Mexicanas.
Esta documentación es clave para que tus importaciones y tu control de activos fijos esté respaldado por el marco legal vigente y no incurras en incumplimientos.
Proceso para el Control de Activos fijos
El proceso para controlar adecuadamente los activos fijos de tu empresa debe ser planificado, organizado con detalle y necesariamente debe implicar a todas las personas interesadas. Para favorecer su realización es apropiado hacerlo en 3 pasos:
1. Monitoreo del inventario de activo fijo
Durante esta etapa se reúne toda la información posible sobre los activos fijos de la empresa, se actualiza el inventario previo o se crea uno, en caso de no existir ninguno.
También se colocan etiquetas y numeración a cada producto o equipo para facilitar su identificación y conteo.
De igual modo, se corrobora que todos los activos físicos realmente coincidan con los contabilizados durante el inventario, para introducir datos verídicos en la base de datos.
2. Generación de una base de datos con los activos contables
Una vez que se han identificado y contado todos los activos fijos de la compañía, se crea una base de datos y se incluyen en ella con la respectiva documentación de cada uno.
Este paso se divide en fases para que sea más fácil. Estas son:
- Recibimiento y codificación de las facturas.
- Revisión de los registros contables globales e inclusión de la información obtenida de las facturas en el listado contable.
- Informe con los registros contables encontrados y los que no se pudieron localizar.
- Creación de una base de datos que incluya todos los activos identificados. No solo se guardan los registros contables y su documentación sino que debe registrarse en dónde están físicamente esos documentos y también el activo fijo correspondiente.
3. Conciliación físico-contable
En este punto se verifica la exactitud de los datos obtenidos durante el inventario físico y el registro contable.
Es muy importante que tus existencias coincidan con los activos fijos y los saldos contables. Esta información debe coincidir, de lo contrario puede generar dificultades con la autoridad.
¿Cómo Asset-Q Ayuda a las Empresas a Gestionar sus Activos Fijos?
Asset-Q puede ayudarte a gestionar de manera impecable los activos fijos de tu empresa y a evitar multas y sanciones de la autoridad por información desactualizada o errónea en tus inventarios.
Este software especializado es ideal para:
- Brindar reportes detallados sobre el estatus de cada activo fijo de tu empresa, para evitar sustos ante auditorías.
- Disfrutar de más seguridad y menos estrés porque con esta herramienta la información que necesitas siempre está a la mano.
- Prevenir problemas con la autoridad, ya que Asset-Q cuenta con alertas automáticas que te avisan si hay algún activo fijo sin la información correcta.
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Para lograrlo, es fundamental que lleves a cabo un control de activos fijos impecable de cara a la autoridad y a tu propia empresa. En APCE podemos ayudarte a gestionar este proceso. Contáctanos.