La auditoría de activos fijos en comercio exterior e IMMEX ayuda a las empresas a mantener un control claro sobre su maquinaria y equipo de importación temporal.
Este proceso es fundamental porque garantiza el control y la protección de tus activos, los cuales representan una inversión significativa con impacto directo en la productividad de tu empresa.
Esta necesidad es todavía más evidente dentro del programa IMMEX, que permite importar temporalmente bienes al país sin pagar impuestos.
Al mismo tiempo, exige documentación y procedimientos específicos que, de no cumplirse, pueden derivar en sanciones, créditos fiscales e incluso el embargo de los bienes.
¿Qué es una auditoría de activos fijos?
La auditoría de activos fijos es un proceso en el que se revisan detalladamente los bienes tangibles de tu empresa como maquinaria, equipo y propiedades. Su objetivo es confirmar que estén bien registrados, que tengan el mantenimiento adecuado y se utilicen de manera eficaz.
Este procedimiento considera diversos aspectos como la existencia física de los activos, su valoración, vida útil y cumplimiento de las normas de contabilidad, así como la identificación de riesgos y oportunidades de mejora.
La revisión de activos de una empresa IMMEX debe realizarse al menos una vez al año para mantener un registro actualizado. Puede llevarse a cabo de forma interna, externa o directamente por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Para ejecutarla de manera adecuada, tu empresa puede apoyarse en un software de control de activos fijos que concentre la documentación y el inventario actualizado.
¿Para qué sirven las auditorías preventivas de activos fijos?
Las auditorías preventivas de activos fijos en empresas con programa IMMEX sirven para detectar discrepancias, errores y áreas de mejora en la gestión de activos importados temporalmente, así como en los registros de comercio exterior.
Este tipo de revisión te permite garantizar la trazabilidad de la maquinaria, equipos y herramientas, al asegurar que los registros financieros y aduaneros sean precisos y estén actualizados.
De esta forma, la compañía puede evitar sanciones, mantener el cumplimiento ante el SAT y la SE y preservar los beneficios fiscales del programa IMMEX.
Este tipo de procesos también sirven para:
- Verificar el estado y funcionamiento de tu maquinaria.
- Validar la exactitud de los registros contables de tus equipos, así como su uso correcto.
- Evaluar la depreciación y el cumplimiento normativo de tus equipos y maquinaria bajo régimen temporal.
- Optimizar los procesos de control y traslado de los activos para mejorar la eficiencia operativa.
- Promover una cultura de transparencia y responsabilidad para la correcta gestión de activos.
- Establecer una base sólida para tomar decisiones informadas y sostenibles.
- Evitar sanciones, multas y una mala imagen de tu empresa por incumplimiento de las disposiciones del SAT.
- Minimizar errores en la valoración aduanera y clasificación arancelaria.
- Facilitar la obtención de resultados favorables durante las comprobaciones externas hechas por la autoridad aduanera y fiscal.
¿Por qué el SAT hace auditorías de los activos fijos?
El Servicio de Administración Tributaria realiza estas auditorías para verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y aduaneras de las empresas sujetas a programas import export en México.
En el contexto del programa IMMEX, el SAT revisa los activos importados temporalmente que se registran como parte del control de inventarios del Anexo 24, más que los activos fijos contables en general.
Por ello, aunque el término “auditorías de activos fijos” no existe oficialmente, muchas empresas lo utilizan para referirse a las revisiones que realiza la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE) en materia de cumplimiento aduanal y certificación IVA e IEPS.
Estas revisiones se llevan a cabo a través de la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE) y las principales razones para ejecutarlas son:
- Comprobar que los certificados, facturas y documentos de la maquinaria y equipo importado temporalmente estén en regla.
- Controlar las operaciones de comercio internacional de las empresas IMMEX y otros regímenes exportadores para prevenir prácticas ilegales.
- Fomentar un comercio internacional seguro y legal para todos los participantes.
- Verificar el cumplimiento de las disposiciones aplicables a los programas IMMEX, PROSEC y otros regímenes de comercio exterior.
- Revisar el correcto pago de impuestos y derechos aduaneros.
- Evaluar los controles internos de tu empresa en materia de activos fijos y comercio exterior.
Errores comunes que pueden llevar a inconsistencias y multas de la autoridad
Los errores en el control de activos bajo régimen temporal IMMEX se originan principalmente por procesos administrativos deficientes, falta de trazabilidad e irregularidades en los registros aduanales.
Cabe mencionar que estas fallas pueden derivar en observaciones del SAT, la suspensión de certificaciones e incluso multas por incumplimiento fiscal.
A continuación, los errores más frecuentes que suelen detectarse durante las inspecciones preventivas:
- Fallas documentales: ausencia de facturas, pedimentos y comprobantes que respalden la legal estancia de los activos en territorio nacional.
- Registros inconsistentes en el Anexo 24: diferencias entre la información declarada y los movimientos de los activos dentro de la planta y en los reportes internos.
- Trazabilidad insuficiente: no contar con evidencia del traslado, préstamo o reubicación de los activos.
- Inventarios desactualizados: mantener registros que no reflejan el estado, la ubicación o la vida útil de los activos importados temporalmente.
- Falta de mantenimiento documental: no actualizar los reportes de uso y mantenimiento puede derivar en observaciones por falta de control operativo.
- Disposición incorrecta de activos: retirar, destruir y cambiar el uso de bienes sin tramitar su retorno o cambio de régimen ante la autoridad.
- Auditorías internas inexistentes: no realizar auditorías periódicas de los activos limita la detección temprana de irregularidades y aumenta el riesgo de sanciones.
- Sistemas desconectados: no integrar correctamente las plataformas contables, logísticas y de control aduanal puede generar datos contradictorios frente al Anexo 24.
- Controles de seguridad insuficientes: activos sin resguardo físico adecuado o sin registro de movimientos pueden considerarse faltantes ante la autoridad.
- Capacitación limitada: el personal que desconoce los procedimientos IMMEX o el manejo del Anexo 24 suele cometer errores en la captura y control de información.
¿Cómo realizar una auditoría de activos fijos?
Para realizar una auditoría de activos fijos en una empresa del programa IMMEX, debes revisar la trazabilidad, la documentación y el control de los bienes de importación temporal.
Esto, con el objetivo de confirmar que cada activo esté correctamente registrado y respaldado conforme al Anexo 24.
Así podrás detectar inconsistencias antes de una revisión del SAT o la AGACE, evitar sanciones y mantener la continuidad operativa junto con los beneficios fiscales del programa.
1. Define el alcance del proceso de auditoría
Determina el objetivo de la revisión y las áreas que abarcará. Considera los departamentos con mayor movimiento de activos como producción, mantenimiento y almacén e incluye las líneas de maquinaria importada temporalmente.
Definir el alcance te permitirá detectar posibles desviaciones en los procesos internos y concentrar los esfuerzos en las zonas de mayor riesgo operativo.
Una planeación adecuada también implica establecer los plazos y responsables de cada etapa.
Por ello conviene apoyarte en un software de activos fijos que centralice la información y te facilite la comparación entre registros físicos, contables y aduanales. Esta herramienta resulta clave para mantener el orden y la trazabilidad durante todo el proceso.
2. Conforma el equipo responsable
Selecciona un grupo de trabajo con personal especializado en comercio exterior, contabilidad y control interno.
Cada miembro debe conocer los procedimientos del programa IMMEX y tener acceso a los documentos que validan la estancia legal de los bienes en el país. Involucra también al área de mantenimiento, ya que aporta información valiosa sobre el uso y conservación de los equipos.
Para optimizar la organización del proceso, designa a un líder que supervise los avances y coordine la comunicación entre áreas. Contar con un equipo multidisciplinario te ayudará a obtener un diagnóstico completo de la gestión de los activos.
3. Realiza el levantamiento físico y documental
Visita las áreas operativas y verifica la ubicación, el número de serie y el estado de cada activo importado temporalmente.
Documenta la información con precisión y utiliza códigos QR o etiquetas únicas que faciliten su identificación en futuras revisiones. Este control visual agiliza mucho el seguimiento de los bienes y reduce los errores en los reportes.
Después, compara los datos levantados con tus registros del Anexo 24 y con la base contable interna. Si detectas diferencias, documenta la causa e identifica si corresponde a un movimiento interno, un retorno o un ajuste pendiente.
Este cruce de información es esencial para mantener la coherencia entre lo físico y lo documental.
4. Evalúa el cumplimiento y la trazabilidad
En esta fase, revisa que cada activo tenga la documentación completa que respalde su importación temporal como pedimentos, facturas, transferencias virtuales o comprobantes de retorno.
Cualquier falta de evidencia puede derivar en observaciones del SAT, por lo que es fundamental asegurar la trazabilidad de todos los movimientos.
También puedes aprovechar la revisión para validar el valor de mercado actual de los bienes, especialmente si forman parte de procesos productivos clave. Esta información complementa tu control interno y te permite identificar activos con bajo uso.
5. Elabora el informe y define acciones preventivas
Reúne toda la información en un documento que detalle los activos verificados, las inconsistencias encontradas y las medidas correctivas que implementarás.
Incluye también tus análisis actualizados de los activos fijos con datos claros sobre ubicación, estado y documentación de respaldo.
Este informe no solo sirve como evidencia ante futuras evaluaciones, sino que fortalece tu sistema de gestión interna. Con una visión integral podrás anticiparte a las observaciones de la autoridad, reducir riesgos y mantener vigente la certificación IVA e IEPS de tu empresa.
¿Cómo APCE te puede ayudar en tu auditoría de activos fijos?
Sabemos que realizar una auditoría puede ser complicada si no conoces el proceso a detalle o te falta personal, ya que implica cumplir con toda la documentación requerida, respetar los plazos establecidos y mantener un control eficiente de tus activos.
En APCE te ayudamos a administrar de manera eficiente los bienes de tu empresa con nuestro software de control de activos fijos Asset-Q. También ofrecemos un servicio continuo de cumplimiento para que tu compañía esté preparada ante cualquier revisión de la autoridad.
Además, apoyamos a tu empresa con auditorías preventivas que detectan diferencias y te ayudan a mantener al día el inventario de activos fijos para que evites multas y sanciones por parte del SAT. Contáctanos y solicita más información sobre nuestros servicios.
